Pode parecer óbvio, mas se um dono de uma Agência de Intercâmbio olhar apenas para o dinheiro que entra das vendas dos cursos e demais produtos, pode ser levado a uma visão errada sobre a situação da empresa. Um pico nas vendas cria uma impressão de que tem dinheiro sobrando, mas sem olhar os gastos que vêm pela frente, essa informação sobre a realidade financeira da empresa fica escondida. É preciso entender o que é fluxo de caixa e como ele pode ajudar no controle e na organização da sua Agência. Saiba mais neste artigo.
O que é fluxo de caixa
Para uma Agência de Intercâmbio ou Turismo, Fluxo de Caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio. Para um bom controle de fluxo de caixa, é necessário garantir registros detalhados de ganhos e gastos, com disciplina e sem erros. Em uma visão diária, semanal ou mensal, ele já oferece instrumentos de verificação e análise para seus negócios.
Para tornar o processo mais eficiente, todas as receitas e despesas, por menores que sejam, precisam ser registradas. É comum, em pequenas empresas, que essa organização comece por planilhas, mas o mais recomendável é avançar rumo a ferramentas mais completas, como um sistema de gestão online.
A partir desse levantamento, que é uma ação básica e indispensável de gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados. Com ela, o dono do negócio tem os subsídios necessários para a tomadas de decisões.
Isso porque, ao realizar o fluxo de caixa, ele adquire uma visão mais precisa sobre o momento financeiro da empresa. Isso significa saber, por exemplo, que aquela semana que parecia ótima para o faturamento, na realidade gerou receitas próximas das despesas.
Vamos a um exemplo para você entender melhor como é fundamental contar com esse instrumento:
- A boa notícia: Em uma estratégia para atrair clientes, você decidiu enviar uma campanha para leads segmentados de uma Escola com descontos especiais. Como retorno, ao fim do período, vendeu 25% a mais do que o previsto.
- A má notícia: Ao registrar as receitas e as despesas do período, identificou que a promoção fez seus gastos crescerem e, somando todos os valores envolvidos, encontrou um custo total inferior às despesas.
- Conclusão: O fluxo de caixa jogou um balde de água fria na sua comemoração. O que parecia um lucro importante escondia falhas na estratégia, que, por pouco, não deixaram o saldo negativo.
Por esse exemplo, fica claro que o fluxo de caixa pode, muitas vezes, abrir os olhos do dono do negócio e trazer notícias ruins. Mas não é ele o vilão da história. O instrumento apenas reflete os resultados de suas ações de gestão financeira.
Para que seja bem aproveitado e cumpra seus objetivos, o ideal é que você mantenha relatórios periódicos com os números registrados no fluxo de caixa. Eles podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais, dependendo da necessidade da empresa em acompanhar as movimentações financeiras. A partir da verificação do desempenho apurado, o gestor deve partir para a análise, questionando-se sobre como chegou àqueles números, tanto os negativos quanto os positivos. Além disso, definir o que é comissão e o que deve ser enviado para as Escolas, ou demais Fornecedores.
O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), entidade que acompanha de perto o desenvolvimento das MPEs, também indica o uso e a manutenção do fluxo de caixa. Este instrumento traz diversas vantagens, pois com ele, o dono da empresa consegue:
- Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
- Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
- Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
- Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
- Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
- Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
- Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.
São muitas as vantagens, não é mesmo? Então, para você entender melhor como o fluxo de caixa funciona, veja a seguir alguns modelos.
Fluxo de caixa projetado
Até aqui, destacamos a importância de registrar receitas e despesas para melhor compreensão da realidade financeira de uma empresa. Mas a forma como as informações originadas nesse levantamento são aproveitadas é um passo igualmente fundamental, sendo esse o produto do chamado fluxo de caixa projetado.
Como o nome indica, trata-se de uma projeção. Isso quer dizer que a partir dos lançamentos realizados, o gestor pode não apenas conhecer suas entradas e saídas, mas planejar as ações futuras do negócio com base nos resultados.
De forma resumida, é possível mencionar três funções do fluxo de caixa projetado:
- Organização: projetar a realização de pagamentos e recebimentos.
- Correção: projetar ajustes para estancar perdas e sair do vermelho.
- Afirmação: projetar investimentos no crescimento e na expansão do negócio.
Como é possível perceber, estamos falando de uma análise do presente para a construção de uma visão futura. Se há descompasso entre o prazo para pagar fornecedores e receber de clientes, se a empresa gasta mais do que recebe ou se há capital imobilizado, por exemplo, o fluxo de caixa irá revelar e, a partir daí, um gestor atento poderá definir as suas estratégias.
Um dos principais instrumentos analíticos da ferramenta são os gráficos. Por meio deles é possível visualizar a curva de desempenho, comparando receitas e despesas em um determinado período e identificando tendências.
O mesmo pode ser feito de forma individual. Se a ideia é reduzir custos, um gráfico comparativo pode indicar claramente quais despesas têm crescido acima da média e, por essa razão, demandam prioridade nos ajustes.
Em complemento ao fluxo de caixa, é válido realizar o planejamento financeiro de acordo com o cenário externo, considerando os seus resultados previstos diante de estimativas econômicas e políticas, por exemplo.
Fluxo de caixa livre
Continuamos falando de projeção. O fluxo de caixa livre ou final, mede a capacidade de geração de capital em curto, médio e longo prazos, indicando o saldo existente na comparação com o chamado fluxo de caixa operacional, ou seja, após descontado o pagamento do serviço da dívida ou o recebimento de novos empréstimos.
Na prática, o gestor trabalha com dois relatórios: o primeiro projeta os resultados pelo período de 60 a 90 dias, enquanto o segundo trabalha com um prazo de 2 a 5 anos. Com gráficos em linha, é possível acompanhar como o negócio se comporta e se o desempenho confirma ou reverte a expectativa.
Se da análise resultar um balanço positivo, indicando superávit no período, a estratégia pode considerar ações para aplicar o capital ocioso. Já em caso de diagnóstico oposto, é preciso planejar como tirar o negócio do vermelho.
O que o futuro reserva para a sua empresa: pagar dívidas, abrir uma nova unidade, pedir empréstimo, ampliar o estoque ou fechar as portas? A resposta pode estar no seu fluxo de caixa livre.
Atualização e rigor no controle do fluxo de caixa
Como dissemos até aqui, o fluxo de caixa cumpre um importante papel na saúde financeira do negócio. Mas precisamos destacar também que ele só terá sua função plenamente executada se você tomar alguns cuidados. E um deles é o controle rigoroso sobre entradas e saídas. Não ignore o que os relatórios indicam. Confie nos números e use essas informações com inteligência.
Outro cuidado importante é a atualização periódica do fluxo de caixa, pois, assim, são apresentados resultados da forma mais precisa possível. Dados de qualquer tipo, se desatualizados, podem levar a interpretações erradas sobre suas finanças. Da mesma forma, você deve se concentrar em bons mecanismos para a coleta de dados.
Também é interessante ressaltar que, sozinho, o fluxo de caixa não fornece respostas conclusivas. Destacamos que ele é apenas um instrumento que ajuda as empresas a definirem o planejamento com dados mais precisos.
Viabilidade do produto
Feito o controle e a atualização, a análise passa a ser um elemento que merece cuidado. Digamos que ao fazer a projeção do fluxo de caixa para os próximos 12 meses, por exemplo, você chega à conclusão que terá mais despesas (fornecedores, funcionários, aluguel e outros) do que receitas e, consequentemente, um fluxo de caixa negativo. O que isso diz sobre a empresa? É muito provável que ela não está sendo viável e que alguma mudança precisa ser feita, seja para reduzir os custos, seja para precificar os produtos ou serviços.
Isso significa, então, que um fluxo de caixa negativo é sempre algo ruim? De forma alguma. Um fluxo negativo pode refletir um determinado período da sua empresa, porém, se ele for temporário e previsto, não há problemas. Ele pode acontecer, principalmente, em negócios que envolvem alguma forma de economia de escala, na qual o valor inicial do produto é alto, mas com o aumento da base de clientes e, consequentemente, da produção, o preço diminui. Se o preço fosse muito alto logo no início, não conseguiria entrar no mercado.
A importância do fluxo de caixa
Nós, da Ally, sabemos da importância de uma boa gestão financeira e, por isso, buscamos explicar o conceito de fluxo de caixa da forma mais simples possível para ajudar você no dia a dia do negócio. Nosso objetivo é facilitar a administração e mostrar que cuidar dos números é menos complicado do que se imagina.
Ficou alguma dúvida relacionada ao fluxo de caixa? Deixe um comentário para a gnossa equipe aqui, nossos especialistas estão prontos para ajudar você. E, claro, não deixe de usar o módulo financeiro do Ally. Essa ferramenta pode ser o passo que faltava para a sua Agência de Intercâmbio alcançar o sucesso! Com a emissão de BOLETOS e cobranças por CARTÃO online, ficou ainda melhor!