Uma das responsabilidades de maior importância para um gestor de uma agência de intercâmbio é, sem dúvidas, controlar o fluxo de caixa da empresa. Se considerarmos que os prazos de pagamento e prazos de recebimento acontecem em períodos diferentes, fazer o controle correto do fluxo de caixa pode determinar se o negócio está ou gerando lucro.
Além disso, administrar os prazos de pagamentos e recebimentos é um fator que irá determinar se a empresa terá receita suficiente para arcar com as suas obrigações, como:
- Salários de funcionários;
- Despesas fixas e variáveis;
- Gastos operacionais e com fornecedores;
- Tributos, impostos e contribuições, dentre outros encargos;
No artigo de hoje, você entenderá a importância de uma gestão eficiente de fluxo de caixa e saberá como realizá-la em sua agência de intercâmbio e viagem. Continue a leitura para conferir!
O que são prazos de pagamento e recebimento?
Também conhecido como fluxo de caixa, trata-se do registro de todas as entradas e saídas de receita da empresa em um determinado período. Ou seja, quaisquer movimentações financeiras que a empresa fizer em um prazo estipulado devem ser inclusas no fluxo de caixa, tais como contas à pagar, empréstimos, contas a receber, reembolsos a clientes, rendimentos, receitas e despesas em geral.
Prazo médio de pagamento
O prazo médio de pagamento é o período entre a data em que a compra do produto ou serviço ocorreu e o momento efetivo em que o pagamento cairá no caixa da empresa.
O exemplo clássico disso são as compras parceladas. Por exemplo, quando sua empresa adquire laptops para o trabalho com um fornecedor e parcela o pagamento em duas vezes. O prazo médio de pagamento será de 50% à vista e 50% após um mês.
Prazo médio de recebimento
Trata-se do período entre o momento que sua empresa realizou uma venda e o recebimento efetivo no caixa. Um exemplo disso é quando sua empresa faz uma venda parcelada em 3 vezes, por exemplo. O prazo médio de recebimento será de 0% à vista, 33% após um mês, 33% depois de dois meses e 34% após três meses.
Como administrar os prazos de pagamento e recebimento na empresa?
Muitas empresas ainda utilizam planilhas e fazem sua gestão de prazos de pagamentos e recebimentos de forma manual. Mas, atualmente, podemos contar com modernos sistemas de gestão financeira e empresarial desenvolvidos especificamente para o mercado de intercâmbio e viagem, que tornam o controle muito mais prático, eficiente e automatizado.
Além de utilizar um sistema de controle financeiro, para realizar uma boa gestão de fluxo de caixa é importante seguir algumas dicas:
Estabeleça um período de início para seu controle de fluxo de caixa
Muitas empresas definem o controle de seu fluxo de caixa dentro do período de um mês, mas isso pode variar conforme o negócio. Por exemplo, você pode estabelecer seu controle de fluxo de caixa por dia, semana, a cada 15 dias ou da forma que for mais adequada à realidade de sua empresa.
O importante é evitar períodos muito longos, pois você pode acabar perdendo o controle dos pagamentos e recebimentos e não consegue obter resultados precisos.
Identifique suas entradas e saídas de dinheiro
Como dissemos anteriormente, muitas empresas fazem este controle por meio de planilhas de forma manual, por exemplo, marcando as despesas com uma cor diferente dos recebimentos. Existem softwares que fazem esse tipo de organização automaticamente e de modo muito mais eficiente e prático. O fato é que você precisa saber identificar suas entradas e saídas de dinheiro do caixa com facilidade.
Determine as despesas e receitas periódicas
Algumas despesas e receitas de sua empresa podem ser periódicas, como em recebimentos e pagamentos parcelados. Portanto, identifique-as e registre essas demandas como fluxos de caixa de períodos futuros. Assim é possível fazer uma previsão de pagamentos e recebimentos.
Registre suas contas a pagar e a receber
Despesas fixas podem ser registradas com antecedência, já que dificilmente sofrerão alterações dentro de um longo período, como:
- Aluguel;
- Contas de consumo (internet, água, energia elétrica, etc);
- Contabilidade;
Além disso, suas contas parceladas e taxas anuais também podem ser registradas em contas a pagar como “despesas fixas” nos próximos meses. O mesmo vale para seus recebimentos em vendas parceladas.
Desta forma, é possível obter um controle de fluxo de caixa mais preciso, considerando que você terá seu saldo atual e o seu saldo futuro. Pronto, com isso em mãos, não tem como errar!
Conheça o Sellead através dos nossos treinamentos gratuitos! Temos uma equipe disponível 24/7 para tirar suas dúvidas sobre o único sistema do mercado preparado para o mercado de intercâmbio e viagens!
