La automatización de procesos es una estrategia de optimización estructural para una agencia o escuela internacional. Se puede utilizar en varios frentes y asegura que los métodos de trabajo sean más fáciles, reduciendo la necesidad de tareas manuales.
La técnica de automatización forma parte de la gestión de los procesos de negocio y básicamente consiste en el uso de tecnología y la integración de sistemas y datos para mejorar el flujo de trabajo y el control.
En este artículo conocerás los principales beneficios de la automatización de procesos para tu agencia, con ejemplos de cómo esta estrategia puede mejorar los resultados de tu negocio.
¿Por qué la automatización de procesos ayuda a la empresa?
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1. Facilita el acceso a la información
La primera razón por la que la automatización de procesos debe ser una prioridad para la empresa es que promueve el fácil acceso a la información. Este es uno de los grandes desafíos para las corporaciones en estos días, especialmente con la alta competitividad de un mercado que trabaja a tiempo completo (sin parar).
Otro beneficio de la automatización de procesos es que permite a la empresa reemplazar las actividades manuales con software específico. Con este cambio, toda la información está centralizada en un solo lugar y disponible para todos los sectores de la agencia.
De esta forma, los datos pueden ser consultados en cualquier momento, lo que evita que un sector se vuelva dependiente de otro, o incluso que la recogida de determinada información esté vinculada a un determinado empleado.
Así, la automatización permite una consulta de información más sencilla, reduciendo errores y problemas relacionados con fallas de comunicación.
2. Reducción de costos
La reducción de costos es un objetivo permanente en cualquier empresa, principalmente por los altos costos de mantener un negocio y la incertidumbre inconstante que encontramos en la economía hoy en día con el contexto pandémico. Ahora se estará preguntando, pero ¿por qué la automatización de procesos me permitirá ahorrar dinero?
La automatización de procesos es una excelente herramienta para la reducción de costos, ya que promueve procesos racionales que reducen la ocurrencia de errores, generando consecuentemente importantes ahorros para el negocio.
Una buena automatización de tareas es capaz de mapear todos los procesos de la empresa, identificando ineficiencias y desperdicios y permitiendo realizar correcciones para mejorar los resultados comerciales.
3. Permite una gestión segura y eficaz
La automatización aporta mayor transparencia y racionalización a los procesos. Con información organizada y centralizada, los gerentes pueden tener una visión más amplia del funcionamiento de la organización y esto justifica por qué la automatización de procesos es tan importante.
Desde esta perspectiva, es más fácil comprender los procesos y desarrollar planes acordes con la realidad y los objetivos de negocio a largo plazo.
Con decisiones más informadas, la agencia obtiene una gestión más segura y efectiva, lo que impacta en aspectos como: Costos, Mercado, Competencia y Experiencia del Cliente.
4. Optimiza el tiempo
Con la implementación del software de automatización, el tiempo para realizar las tareas se reduce considerablemente y algunas actividades, que anteriormente eran realizadas por profesionales, pueden ser reemplazadas fácilmente por el sistema.
Un claro ejemplo son los informes. Sin automatización, es necesario pedirle a un colaborador que elabore el informe. Este empleado debe recopilar información de diferentes lugares y preparar el documento. Esto lleva tiempo y está vinculado a posibles errores, ya que la información no es del todo segura.
Por lo tanto, uno de los beneficios de la automatización de procesos es que es posible emitir informes al instante. Liberar al empleado de esta tarea y garantizar una mayor precisión en la información recopilada.
Otro beneficio está relacionado con el seguimiento, con las automatizaciones tendrás el sistema creando tareas, enviando notificaciones, correos electrónicos y mostrándote de qué leads debes preocuparte.
Esta acción mejora el flujo de tareas y permite a los empleados orientar sus actividades hacia acciones más estratégicas, enfocadas al crecimiento empresarial.
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5. Incrementar la productividad
Como resultado de la optimización del tiempo, la agencia también gana en productividad. Esto se debe a que las tareas que antes eran manuales ahora están automatizadas y los empleados tienen más tiempo libre para dedicarse a otras actividades dentro de la empresa.
Las tareas repetitivas que se pueden automatizar fácilmente, como la automatización financiera, deben dirigirse a sistemas específicos, mientras que los empleados deben dirigirse a actividades más desafiantes y estratégicas.
El aumento de la productividad es un factor que trae varios beneficios indirectos al negocio como:
- optimización de tiempo,
- satisfacción del empleado,
- mejora en los resultados,
- eficiencia de gestión.
6. Permite la estandarización de tareas
Otro factor muy relevante identificado en la automatización de procesos es que permite estandarizar las tareas de forma mucho más clara.
Las agencias que adoptan procesos manuales también pueden estandarizar sus tareas, y luego puede preguntarse: ¿por qué automatizar los procesos y gastar en ellos?
El caso es que están vinculados a personas y puede haber discrepancias en la ejecución, fallas e inconsistencias, socavando así el concepto de mantener un estándar formal y exclusivo.
Por otro lado, en los procesos automatizados, la estandarización funciona muy bien, eliminando el riesgo de que se produzcan errores. El factor de error humano se reduce significativamente y los resultados se ven con mayor claridad.
7. Aumenta la competitividad
Finalmente, los procesos automatizados, ágiles y debidamente organizados permiten la mejora de la empresa. Esto se debe a que la automatización de procesos facilita a los gerentes realizar cambios en los procesos, optimizar ciertos sectores e incorporar nuevas tecnologías.
Esto agrega al negocio un ciclo de evaluación constante y la posibilidad de mejora. Además de brindar mayor calidad a los clientes atendidos, la empresa se destaca en el mercado, incrementando sus ganancias y destacándose frente a su competencia.
La automatización es una estrategia que se puede adoptar en varias áreas de la empresa, brindando excelentes resultados en cualquiera de ellas. Las empresas que operan en el segmento online han invertido en la automatización de la gestión financiera, ya que con ella es posible garantizar más seguridad, asertividad y control de pagos y cobros.
Invertir en automatización es pensar en el futuro e invertir en el crecimiento saludable y eficiente de su negocio. ¿Quiere adoptar la automatización de procesos en su empresa?
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