Como funciona o departamento de Produto e Informação na Ally

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Esse é o departamento responsável pelas atualizações dos programas, acomodações e demais taxas oferecidas pelas Escolas.

Sabemos que a gestão de Produtos é a maior dor de uma Operadora de Intercâmbio. Foi justamente por isso que resolvemos investir em uma Startup no setor de Educação Internacional, visando resolver esse e outros problemas relacionados a gestão e operação como um todo.

Durante esses quase 7 anos desenvolvendo tecnologias para o setor, aprendemos muito! Recebemos feedbacks dos nossos clientes constantemente. Escutamos tanto as necessidades das Escolas, que querem se promover de forma eficiente, quanto das Agências/Operadoras de Intercâmbio, que querem ter acesso a esses produtos de forma rápida e segura, sem se preocupar com a informação adicionada em uma cotação antes de enviar para seus Estudantes.

Com essas informações em mãos, chegamos à conclusão que os cadastros desses produtos devem ser estruturados em 3 pilares fundamentais:

  1. Qualidade: relacionada a informação entregue em cada um dos itens de uma escola. Nosso time compreende a importância de informações como uma nomenclatura compreensível, carga horária, filtros mais específicos tanto em programas e acomodações e limite para ingresso. Temos trabalhado para trazer mais informação de impacto na operação dos operadores, como as sub-categorias de programas, tipo de banheiro nas acomodações e ainda a possibilidade de automatizar taxas, que são denominadas obrigatórias ou sugestivas.
  2. Assertividade: nossa equipe de PI conta com diversos colaboradores, todos treinados e capacitados para inserção de dados na plataforma. O processo de cadastro é iniciado assim que recebemos a demanda, onde o pedido recebido passa por uma avaliação, neste momento é verificada a validade das prices, se há informações completas ou não. O processo de cadastro é dividido em 3 estágios antes da sua publicação, desde o cadastro inicial até a sua dupla verificação final, isso mesmo, antes de publicarmos os valores são feitas duas revisões para evitar a publicação de qualquer informação incorreta. Agora, para facilitar a validação dos valores das escolas as agências terão fácil acesso às pricelists utilizadas por nós.
  3. Agilidade: além disso, queremos muito ser rápidos para atender a demanda de urgência das Agências. Sabemos que os clientes não podem esperar, por isso utilizamos critérios de priorização para definir quais cadastros devem ser feitos antes de outros. Com essa organização reduzimos o tempo de atualização de uma promoção para apenas alguns dias. É importante ressaltar que damos a abertura a nossos clientes de solicitar cadastros de itens únicos como urgência, a fim de garantir que terminem sua proposta a tempo.

Dito isso, ainda criamos 3 tipos distintos de cadastros de produtos na Plataforma. Fomos pioneiros na oferta dessa flexibilidade e nos orgulhamos muito disso. Os tipos de cadastro são:

  1. Escolas Parceiras: para ter acesso aos produtos, a Escola precisa aprovar o vínculo com a Agência. São Escolas que querem um perfil mais robusto na Plataforma, se preocupam com a divulgação dos seus valores de forma eficiente e estão dispostas a investir na Plataforma para que suas Agências parceiras tenham toda a conveniência disponível que podemos oferecer no momento da criação das cotações.
  2. Escolas via Demanda: para ter acesso, a Agência precisa somente criar o vínculo com a instituição na plataforma Ally. São Escolas relevantes para as Agências, mas que ainda não sabem sobre a proposta de valor que a Ally pode entregar, ou simplesmente não querem fazer parte do Hub nesse momento. Fazemos o cadastro seguindo os mesmos princípios acima listado, porém, fazemos seguindo uma fila de espera e nos limitamos à atualização daquelas instituições que já estão listadas no Ally, até por isso, temos o terceiro tipo de cadastro que será citado em seguida.
  3. Escolas Próprias: como o próprio nome diz, são Escolas, Acomodações e Taxas cadastras pelas próprias Agências. Existem vantagens e desvantagens nesse tipo de cadastro. A grande vantagem é que a Agência terá domínio total sobre esse cadastro e apenas os seus consultores terão acesso. A desvantagem é que será responsabilidade da agência manter esse cadastro atualizado constantemente. De qualquer maneira, julgamos ser uma ferramenta super importante, já que a Agência poderá sempre concentrar o envio de cotações em uma única plataforma e manter o alto padrão de atendimento para os estudantes, além de ter um controle via relatórios de tudo o que está sendo vendido. 

Em qualquer um dos casos, tomamos diversas medidas de segurança durante as atualizações de valores para que as Agências não corram o risco de enviar uma cotação errada para os estudantes. Em breve estaremos até mesmo disponilizandos os arquivos em PDFs das price lists para uma última veirifcação feita pelo próprio agente antes do envio da cotação para os estudantes.

Mas então o que pode estar acontecendo quando uma Agência não consegue encontrar valores na Plataforma? Temos algumas respostas para essas dúvidas mais frequentes:

– pode ser que a Agência ainda não tenha feito o vínculo com a Escola;

– pode ser que a Escola ainda não tenha aprovado o pedido de vínculo, no caso das Escolas Parceiras;

– pode ser que a Escola esteja offline enquanto está sendo atualizada;

– pode ser que o cadastro tenha sido feito pela própria Agência, mas os valores estão vencidos;

– entre outros…

Caso você tenha algumas dessas dúvidas, você pode verificar os motivos de você não encontrar uma escola na sua busca clicando aqui, ou então, caso você encontre a escola mas não o programa desejado, clique aqui.

Durante esse período e com toda essa experiência adquirida, percebemos que não é tão simples resolver esse problema, mas de uma coisa temos certeza, está bem mais fácil ser um consultor de intercâmbio atualmente do que foi a 7 anos atrás.

E temos ido além. Agora estamos investindo em diversos cursos para capacitação e treinamento, tanto dos gestores das Agências de Intercâmbio, quanto dos seus consultores.

Temos esses 3 cursos de treinamento, o primeiro é indicado para quem vai configurar o sistema e gerenciar produtos, o segundo para quem trabalhará com vendas e gestão de clientes e o terceiro para quem utilizará ferramentas do financeiro, marketing e acompanhamento de relatórios.

Curso 1: Aprenda a Configurar o Ally e Cadastrar seus Produtos 

Curso 2: Venda Intercâmbios com o Ally Hub 

Curso 3: Controle Financeiro e Acompanhamento de Performance com Ally

Esperamos que esse post possa sanar todas as dúvidas em relação ao nosso departamento de Informação e Produto.

Hoje atendemos mais de 100 Agências em toda a América Latina, são aproximadamente 1000 consultores enviando milhares de cotações todos os meses pela Plataforma. Isso nos enche de orgulho e sabemos que com a ajuda de vocês, podemos chegar ainda mais longe! #Boradale!