Como melhorar o fluxo de trabalho na sua Agência de Intercâmbio

Como melhorar o fluxo de trabalho na sua Agência de Intercâmbio

Para a prestação de serviços em uma Agência de Intercâmbio funcionar de forma plena e produtiva, o fluxo de trabalho precisa ser intenso, detalhado e sem ruídos na comunicação. Quanto mais leads gerados e mais orçamentos enviados, mais necessária a organização. Dessa forma, todo o fluxo terá uma boa produtividade que estará sempre crescente e mensurável.

 

O fluxo de trabalho pode ser melhorado a partir do estudo de processo por processo. Inclusive, o ideal é que um determinado grupo de produtos tenha um processo de venda diferente do outro. Vender GE não é a mesma coisa do que vender AuPair, concorda? Se o ciclo de venda é diferente, também deverá ser o seu processo.

 

Alguns podem estar em perfeito funcionamento, já outros, podem ser melhorados. Ouvimos e lemos tanto sobre esse conceito por aí, que antes de seguir em frente, melhor saber exatamente o que é e como isso pode te ajudar a vender mais, com menos recursos.

 

O que é fluxo de trabalho?

Nada demais. É simplesmente, o agrupamento de todos os processos, ferramentas, informações e serviços que fazem parte do dia a dia de uma Agência de Intercâmbio. Para ser efetivado como fluxo de trabalho, precisa ser organizado e com um padrão seguido por todos os envolvidos. Parece complexo, mas não é. Garantimos!

 

Com certeza, algum processo que sua Agência de Intercâmbio utilize pode já seguir corretamente o fluxo de trabalho ideal para atingir a produtividade esperada. Porém, a prestação é como uma orquestra, todos os instrumentos e músicos precisam estar na mesma sintonia. Só assim, com o apoio do gestor, no caso, o maestro, a sinfonia será perfeita.

 

Como funciona na prestação de serviço?

A resposta da Ally aqui não será exatamente como funciona. Ao invés disso, vamos sugerir um fluxo de trabalho que melhore direto sua prestação, resultando em mais contatos com o cliente, ao eliminar alguns processos que impedem a produtividade. E também, vale ressaltar o que já funciona muito bem. Uma dica para uma boa implementação do fluxo de trabalho são os KPIs. A Ally indica que você utilize os focados no custo de aquisição por fonte de lead e a sua respectiva taxa de conversão. Por exemplo: você investiu 100 reais em anúncios do Instagram, gerou 20 leads e converteu 2 vendas, cada venda resultou em uma receita de R$ 1.000,00 cada.

 

  • custo de aquisição do lead = R$ 50,00
  • taxa de conversão = 2%
  • receita = 2 mil reais

 

Com esse resultado em mãos, você tem que tentar aumentar a sua taxa de conversão para pelo menos 10%, o que ainda é baixo, descobrindo onde errou no processo:

 

  • será que foi o scrip de venda de consultor?
  • será que foi o próprio anúncio que atraiu o lead errado?
  • será que o follow up não foi eficiente?

 

Hoje, com a tecnologia cada vez mais acessível, já existem programas que otimizam esse fluxo e geram relatórios automáticos. É uma forma bem mais fácil do que aquela que só fica no papel com planilhas, agendas escritas à mão, blocos nas estantes e fotos das planilhas de preços impressas por todo lado. Tudo isso faz parte da gestão. Não tem como excluir esses processos que fazem parte da rotina. Mas, incluí-los em um fluxo de trabalho que fale uma mesma língua para os consultores educacionais, facilita muito toda a comunicação, a forma de prestação e também a qualidade do serviço prestado. Quem sente isso lá na ponta? O cliente. Como? Atendido com pontualidade, padronização dos processos, agilidade na comunicação, o que garante a fidelização desse consumidor e indicação para um amigo. Quer melhor fonte de lead do que essa? Custo ´zero´ de aquisição.

 

Automatização dos processos

Eliminar algumas ferramentas físicas e partir para as digitais, como a agenda, por exemplo, traz economia de papel, segurança, acesso digital, lembretes automatizados e evita erros no momento da comunicação entre gestor e consultor sobre determinado lead.

 

O envio de cotações em tempo real deixa de ser um sonho e passa a ser realidade. E se você é consultor e está lendo esse texto, elimine o pensamento de que a agilidade é algo negativo para sua função. Pelo contrário. Não é uma forma de vigilância, mas sim, irá otimizar o tempo que você passa no telefone. Explicamos… Ao receber uma ligação, o gestor irá direcionar o lead para consultor para início da assessoria, com isso, inicia-se a analise do perfil do estudante para envio do orçamento correto. Além de conseguir encontrar o curso desejado mais rápido, fica mais fácil repetir o processo inúmeras vezes durante ou dia, ou até mesmo duplicar um orçamento similar que acabou de enviar para outro estudante.

 

Um processo que provavelmente você não tenha no seu fluxo de trabalho, mas que traz um impacto relevante, é o painel de indicadores. Inclusive, se sua Agência de Intercâmbio já atua com um, sem ser de forma tecnológica, por favor, compartilhe com a gente (sim, somos bem curiosos). Se nem sabe o que é, sem problemas. O painel de indicadores informa ao gestor tudo o que acontece naquele momento na gestão. Ou seja, em uma única tela, é possível visualizar quantos leads foram gerados, quantos orçamentos foram enviados, qual é a taxa de conversão média, tempo médio do clico de venda de cada produto e etc…

 

E daí, como fazer tudo isso?

Não encare a adesão de sistema de gestão para uma Agência de Intercâmbio como modinha. A tecnologia veio para ficar. E está cada vez mais popular. E mais ainda, o uso na prestação de serviços é muito mais que vaidade. É praticidade. As Agências de Intercâmbio não estão com os dias contatos, as que não tem gestão apropriada estão.

 

Sistemas de gestão são encontrados facilmente em buscas no Google. No momento da escolha, é preciso levar em conta que os processos da prestação de serviços são totalmente diferenciados de um escritório comum. Por isso, aderir um que foi desenvolvido para esse segmento é essencial. Dinheiro não é jogado fora e todas as expectativas são atendidas. E é dessa forma que a Ally atua. Nós desenvolvemos um sistema focado em resolver os principais problemas da gestão das Agências de Intercâmbio e Turismo no Brasil. E sabe aquele painel de indicadores que falamos lá em cima? Nós que criamos. Massa, neh?

 

Tudo foi criado a partir de estudos com diversos gestores e consultores. A Ally está sempre aprimorado. Quando detectamos uma necessidade que possa trazer mais produtividade para a Agência de Intercâmbio, desenvolvemos algo novo. Fica aqui o convite para nos conhecer. Ou até mesmo, ousar com a gente e fazer um teste gratuito. Não importa a forma, você será muito bem-vindo! Confira esse video no nosso canal do Youtube.