Saber o que é um Sistema Integrado deixou de ser algo conceitual, é preciso entender a fundo as características e objetivos para alcançar uma gestão eficiente de uma Agência de Intercâmbio.
Pode até parecer besteira fazer uma pergunta tão óbvia, mas você sabe o que é um Sistema Integrado? O grande problema é que muitos empresários, principalmente os que estão iniciando uma pequena ou média empresa, só entendem o conceito depois que investem em algum tipo de software de gestão.
A pergunta é simples assim como a resposta também é, porém, entender o que é um Sistema Integrado de Gestão Empresarial faz com que a gestão de uma Agência de Intercâmbio se torne eficiente já no início da jornada. Você vai entender melhor durante a leitura do artigo.
Entender o que é um Sistema Integrado ajuda salvar sua empresa
Se você já tem uma Agência de Intercâmbio funcionando sabe que eu não estou exagerando na afirmação acima. Um Sistema Integrado é muito mais que reunir componentes menores em um único sistema que funciona como um só.
E pensando em um contexto de tecnologia, um Sistema Integrado refere-se ao resultado de um processo que visa unir soluções diferentes, para que os dados contidos em cada um deles se tornem parte de um sistema maior, mais abrangente e que possam ser compartilhados de maneira fácil e rápida.
E como foi dito no início do artigo, é algo simples e óbvio, entretanto, para uma gestão de negócios um software integrado de gestão não tem somente o objetivo de compartilhar dados, ele torna o gerenciamento das agências eficiente.
Mudando agora para um contexto empresarial, mesmo você, como pequeno empresário com poucos funcionários, têm algo em comum com as grandes empresas, faz a gestão de todos os departamentos do seu negócio. Independente de tê-los fisicamente ou não.
Sua pequena empresa pode ser de produtos ou serviços, mas com toda certeza ela tem as seguintes características:
- Realiza vendas;
- Tem contas a pagar e receber;
- Paga funcionários, mesmo que seja apenas você;
- Tem clientes;
- Recolhe e paga impostos;
- E outros responsabilidades que você como empresário sabe muito bem.
É nesse momento que entra os Sistemas Integrados. Para cada característica descrita existe um departamento responsável, a exemplo do financeiro, pessoal, vendas, entre outros.
Dependendo do tamanho da empresa e do volume de negócios as responsabilidade podem até ser absorvidas por uma única pessoa, muito comum no início de uma jornada empresarial, mas são funções que precisam ser gerenciadas e que para que isso aconteça existe uma solução em software.
É muito comum no mercado encontrarmos a venda de soluções em software com as seguintes características:
- Soluções em separado, para cada departamento;
- Soluções integradas, mas com módulos vendidos em separado;
- Soluções integradas com todos os módulos ativos.
Portanto, a responsabilidade de um Sistema Integrado é convergir para uma única solução e tornar o gerenciamento único e eficiente.
E sabe porque um Sistema Integrado pode salvar sua empresa?
Porque ele ajuda a manter a casa em ordem! O Sistema Integrado funciona como uma ferramenta multifuncional que agrega as funcionalidades necessárias para gerenciar todos os setores ou responsabilidades da empresa.
Quando um Sistema Integrado é adotado logo no início de um negócio, ele impede que a gestão fique fora de controle. Infelizmente muitos gestores só buscam entender o que é um Sistema Integrado quando está ocorrendo algum tipo de prejuízo.
E muitas vezes adotar um software integrado de gestão pode ser tarde demais. Vale destacar ainda que adotar uma solução desse tipo não vai fazer qualquer tipo de milagre na sua empresa.
O Sistema Integrado produz eficiência mas não faz milagre
Por mais que ocorra a integração do sistema entre os diversos setores da organização, o software não consegue fazer tudo sozinho. É preciso o engajamento de todos que utilizam a solução para que os objetivos sejam alcançados.
Vale destacar também que a implantação de um Sistema Integrado não acontece de uma hora para outra, por isso que não ocorrem os milagres.
O primeiro passo a ser dado é encontrar a solução ideal, fazer um planejamento para a adoção do sistema na empresa e seguir nos próximos passos para uso do software de gestão.
Ainda será necessário no processo de adoção uma curva de aprendizado para que cada departamento e seus funcionários aprendam a utilizar cada funcionalidade do Sistema Integrado e assim gerar os resultados esperados.
Dependendo do nível de maturidade e tamanho de cada empresa os efeitos positivos da implantação de um Sistema Integrado podem levar de alguns meses e até anos.
O uso de um Sistema Integrado só dá certo se existir um fluxo de trabalho organizado que utilize a solução como instrumento de gestão. Os dados precisam ser inseridos de forma correta, no tempo certo e dentro de um processo de qualidade contínuo. É isso que faz gerar bons resultados.
Os Sistemas Integrados ficaram bastante conhecidos por agregar basicamente duas soluções vitais para as empresas.
- CRM (Customer Relationship Management)
- Marketing
- Quotation Tool
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- Automation
Gestão de Relacionamento com o Cliente – CRM
Uma solução CRM ajuda a agilizar os processos de marketing e vendas, organizando e atualizando as informações dos clientes com a finalidade de aprofundar os relacionamentos e aumentar a receita e o crescimento.
Um objetivo principal da integração de uma solução CRM com outros sistemas é impedir a entrada manual de dados e economizar tempo dos funcionários removendo etapas diárias redundantes, desnecessárias ou tediosas.
Um bom exemplo que mostra essa integração é a possibilidade de uma empresa integrar seu site com seu software de automação de marketing para levar as informações do cliente diretamente para o sistema CRM.
Qualquer ação que um cliente potencial tenha no site pode ser registrada e uma nova informação pode ser criada automaticamente no sistema.
Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP
Já um ERP busca basicamente integrar os processos de negócios e facilitar o fluxo de informações dentro de uma empresa, para que as decisões de negócios possam ser orientadas por informações precisas e relevantes.
O conjunto de funcionalidade de uma solução ERP consegue coletar e organizar dados de vários níveis de uma empresa e conectar atividades comerciais entre departamentos.
A abordagem estruturada utilizada por um ERP inteligente pode ajudar uma empresa a padronizar e automatizar seus processos de negócios e melhorar a eficiência das operações. Um ERP possibilita a integração entre as seguintes áreas:
- Vendas;
- Finanças;
- Contabilidade;
- Fiscal;
- Portifolio de Cursos;
- Compras;
- Produção e Logística.
Uma solução ERP cria uma base de dados operacional e gerencial confiável, que facilita diferentes departamentos trabalharem sincronizados, evitando perda de informação, eliminando retrabalhos e reduzindo custos.
Além de economizar tempo e dinheiro, um ERP possibilita gerenciar processos de negócios, garantindo que todos estejam trabalhando com os mesmos dados e observando os mesmos indicadores de desempenho ( KPIs) obtidos pela empresa.
O que a realidade das empresas mostram
As empresas tendem a perceber que precisam de um Sistema Integrado quando começam a desenvolver seus negócios no dia a dia, especialmente quando os sistemas de negócios são compostos de aplicativos diferentes coletados ao longo do tempo.
À medida que a lacuna aumenta entre o que o software comercial é capaz de fazer e o que os processos de negócios precisam, pontos dolorosos começam a surgir e isso geralmente leva a uma busca por um Sistema Integrado capaz de integrar fluxos de trabalho.
Para que uma implementação de um Sistema Integrado de Gestão seja útil, os módulos de software precisam ser acoplados facilmente as outras ferramentas que a empresa utiliza. Os módulos principais incluídos em muitos produtos de Sistemas Integrados incluem:
- Finanças – Reúne dados financeiros e gera relatórios, tais como registros, dados de balanços em geral e demonstrações financeiras.
- Gerenciamento do portifolio de cursos – Gera cotações para os clientes, reúne dados da venda e emite relatórios sobre vendas.
Percebeu ao final do artigo a importância de saber o que é um Sistema Integrado? A integração entre sistemas se tornou vital para as empresas atualmente, principalmente com a transformação digital que estamos vivendo atualmente.
Os negócios, sem offline ou online nos levaram a um nível diferente a respeito da forma como são realizadas as transações, o perfil dos consumidores e a relação de consumo. É impossível hoje para qualquer empresa deixar de trabalhar com uma solução única que possa tornar uma gestão eficiente.
Então, o que você está esperando?
Agora que você já conhece como um sistema de gestão integrado pode ajudar a sua empresa, aproveite para solicitar uma demonstração do Ally para Agências de Intercâmbio. Conheça todos os recursos e agende uma demonstração agora!